Appels met appels vergelijken
Hoe je het ook wendt of keert, we blijven allemaal mensen met onze eigen gedragingen, interpretaties en (voor)oordelen. Iedereen zet tijdens een sollicitatieprocedure zijn beste beentje voor, zal zijn of haar sterktes naar voren laten komen en zwakkere punten in de schaduw laten. Mensen blijven wat dat betreft lastig (goed) te voorspellen wezens – tenzij je sterk bekwaam bent in het beoordelen van menselijk gedrag.
Jammer genoeg biedt een wervingsprocedure geen garantie om een succesvolle hire. De gevreesde ‘mis-hire’, met alle gevolgen van dien, blijft voor veel managers een blijvend probleem. Het menselijke component in de procedure ligt hieraan grotendeels ten grondslag, maar ja, die kunnen we niet ‘uitschakelen’. Maar hoe dan verder? Met een gestructureerd en uniform wervingsproces sluit je zo veel mogelijk van de menselijke fouten uit.
Idealiter spreek je voor je vacature meerdere kandidaten, en is er na je beoordeling van de verschillende kandidaten een vergelijking nodig. Immers, je kan pas stellen welke kandidaat de beste match is wanneer je deze afspiegelt aan anderen. Deze beoordeling moet zo objectief mogelijk zijn, want spreek je anders wel over een eerlijke vergelijking? Kandidaten willen eerlijk beoordeeld worden, en jij wil een accurate uitkomst.
Wanneer het op dit front misgaat, ligt de kern van dit probleem vaak in de uniformiteit van het selectieproces, of scherper gezegd, het ontbreken hiervan. Je kan namelijk pas objectief een vergelijk maken tussen kandidaten wanneer je hen beoordeeld op dezelfde factoren in dezelfde condities.
Ter illustratie, onderstaande vragen trachten hetzelfde te meten, maar geven andere antwoordmogelijkheden:
- Hoe werk je in teamverband?
- Welk voorbeeld kan je me geven over jouw functioneren in teamverband?
- Wanneer ik een van je huidige collega’s zou vragen hoe je functioneert in teamverband, wat zou er dan over je gezegd worden?
Wanneer je de eerste vraag aan kandidaat 1 stelt, de tweede vraag aan kandidaat 2 en de derde vraag aan kandidaat 3, zullen de antwoorden qua diepgang en toevoegende informatie ongetwijfeld verschillen. Deze verschillen in (manieren van) antwoorden hebben eveneens een weerslag op jouw manier van beoordelen. Je hebt getracht dezelfde factor te meten, maar niet in dezelfde condities, waardoor je in mindere mate een accurate vergelijking kan maken.
Nu gaat deze blog niet in het specifiek over het stellen van meer gesloten of open vragen, maar over het beoordelen van de resultaten. Of je voorkeur ligt bij vragen gelijksoortig als vraag 1, vraag 2, of vraag 3 laat ik hier even buiten. De essentie is dat je wanneer je een zo goed mogelijk beeld wil krijgen van de kandidaten en hoe deze zich tot elkaar verhouden, je hen dezelfde vragen moet stellen. Anders verval je gemakkelijk in appels met peren vergelijken, wat voor niemand een wenselijke uitkomst is.
De sleutel ligt in de voorbereiding van het proces. Om dit voorafgaand zo scherp mogelijk te maken, raad ik aan om een scorecard op te stellen. Hiermee bedoel ik een lijst aan competenties en vaardigheden die je wil beoordelen, hoe je deze wil bevragen (idealiter vanuit meerdere invalshoeken én met concrete vraagstelling), tijdens welke gespreksrondes ingezoomd werd op welke competentie/vaardigheid, welke beoordelaar focust op welk aspect en hoe er specifiek gescoord wordt (bijvoorbeeld cijfers 1 – 5, + | +/- | – of een kwalitatieve onderbouwing). Als toevoeging hieraan kan je knock-out criteria toevoegen met een concrete drempel.
Dit document vult elke beoordelaar direct na afloop van het interview in. Op deze manier zijn de antwoorden het ‘verst’ en minder vatbaar voor vertekening door tijd. Na afloop van de gespreksrondes kunnen deze documenten vergeleken worden om zodoende te beoordelen met welke kandidaten je door wil in de procedure, en welke kandidaten onvoldoende passen.
Zorg er tevens voor dat alle betrokken beoordelaars vooraf de juiste instructies hebben gekregen, zodat zij ook weten waarop zij moeten letten en hoe zij hier een oordeel over vellen. Wanneer er onverhoopt een invaller nodig is als beoordelaar is dit wellicht nog het belangrijkst – hen beoordelingswijze kan gemakkelijk verschillen van de originele beoordelaar.
Een dergelijke aanpak zorgt voor een vrij rigide proces, wat gevoelsmatig de ‘speelsheid’ en het informele uit sollicitatiegesprekken kan halen. Echter hoeft een dergelijke structuur de ruimte voor een informele babbel niet uit te sluiten. Het zorgt er echter wel voor dat deze informele babbel, waarin op onderbuikgevoel geregeld al een richting geeft aan de beoordeling van de kandidatuur, niet wordt meegenomen in de objectieve beoordeling van de kandidatuur.
Op deze manier geeft je alle kandidaten dezelfde kans om zichzelf te laten zien en bewijzen. Je scoort dezelfde criteria op dezelfde manier en kan hierdoor zo objectief mogelijk beoordelen welke kandidaat op welk front het beste scoort. Zo sluit je subjectiviteit en ‘ruis’ zo veel mogelijk uit – en ik durf er mijn hand voor in het vuur te steken dat je de kans op mis-hires aanzienlijk verkleint.